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Funktionsumfang von tellme

Mit der Software tellme haben Sie die richtige Lösung für ein effizientes Beschwerdemanagement gefunden

tellme ist bei einem kompletten Leistungsumfang besonders anwenderfreundlich zu bedienen.

Mit tellme können sämtliche Aufgaben des Beschwerdemanagements lückenlos und komfortabel erledigt werden. So haben Sie alle Meldungen und Bearbeitungsschritte umfassend und professionell im Griff. Sie brauchen nicht nach unerledigten Meldungen suchen: tellme zeigt Sie Ihnen. Auf Wunsch schon beim Programmstart.

Und die Meldungen lassen sich vielfältig auswerten: Schließlich bedeutet ein „aktives“ Beschwerdemanagement auch, aus den vorhandenen Beschwerden zu lernen und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Weitere Detailinformationen zu tellme finden Sie in unserer tellme-Kurzbeschreibung (PDF-Datei).

Screenshots zu den Funktionen sehen sie hier.

Leistungsumfang der Software tellme im Überblick

 

Besonders anwenderfreundliche Bedienung der Software

 

Erfassung und Verwaltung aller Kunden und Meldungen

Jede eingehende Idee, Anregung oder Beschwerde wird in tellme als separate Meldung erfasst. Hierbei stehen umfangreiche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Erforderliche Plausibilitätsprüfungen bei den Datumseingaben (z.B. Wiedervorlage oder Erledigung) sind selbstverständlich ebenso integriert wie zahlreiche Eingabehilfen (Voreinstellung von Standardeinträgen, Einfügen des aktuellen Datums über Schaltfläche oder Aufruf eines kompletten Kalenders).

 

Durchgängige Ampelfunktion zur Visualisierung des Meldungsstatus in allen Übersichten

Der aktuelle Status einer Meldung wird durch eine durchgängig in tellme integrierte Ampelfunktion dargestellt. Diese Ampelfunktion finden Sie in allen Meldungen, Übersichten und auch allen Auswertungen.

 

Automatische E-Mail-Weiterleitung der Meldungen an alle beteiligten Personen

Alle Meldungen können selbstverständlich als PDF-Datei per E-Mail weitergeleitet werden. Als Empfänger der E-Mail werden automatisch alle an der Meldung beteiligten Personen voreingestellt. Durch einfaches Ankreuzen der entsprechenden Empfänger wird die E-Mail mit allen Empfängeradressen erzeugt. Auf Wunsch wird auch noch im Bearbeitungsverlauf der Meldung ein Eintrag vorgenommen, wann und an wen die Meldung per E-Mail versendet wurde.

 

Digitale Akte: Verwaltung und Dokumentation aller Bearbeitungsschritte

Alle Aktivitäten bzw. der komplette Schriftverkehr in Bezug auf eine Meldung werden als Bemerkungen gespeichert. Somit ist für alle Beteiligten immer nachvollziehbar, „wann wer was“ gemacht hat. Alle Bemerkungen werden mit dem Datum und dem Namen des Mitarbeiters versehen. Häufig verwendete Standard-Bemerkungen wie z.B. „die Meldung wurde per E-Mail an die zuständige Person weitergeleitet“ können aus den Stammdaten ausgewählt und automatisch eingetragen werden.

 

Speicherung alle Dokumente direkt in der tellme-Datenbank

So haben alle tellme-Anwender im Rahmen der eingestellten Berechtigungen Zugriff auf alle Dokumente.

 

Kategoriesierung der Meldungen

Die Meldungen können Kategorien zugeordnet werden. Diese Zuordnung zu Ihrer eigenen Kategorien-Liste ist für statistische Auswertungen erforderlich. Die Kategorien sind 2-stufig, d.h. es gibt Haupt- und Unterkategorien.

 

Automatische Protokollierungen

In der „Digitalen Akte“ können zudem automatische Protokolleinträge gespeichert werden, z.B. wenn ein Benutzer ein Wiedervorlagedatum geändert hat.

 

Lösungsdatenbank

Eine Lösungsdatenbank gibt Ihnen schon bei der Eingabe der Meldungen eine Hilfestellung hinsichtlich der möglichen zuständigen Mitarbeiter oder der weiteren Vorgehensweise. Diese Lösungsdatenbank kann von Ihnen selber gepflegt und generell oder fallbezogen eingeschaltet werden.

 

Definition von bis zu 25 eigenen Erfassungsfeldern

incl. der jeweiligen Stammdatenverwaltung für Ihre eigene Meldungsmaske.
Neben den Standardfeldern für die Meldungserfassung stehen Ihnen insgesamt 25 weitere Datenbankfelder zur Verfügung. Diese können Sie selbständig benennen und auch die entsprechenden Eingabemöglichkeiten für alle Felder selber hinterlegen. So erhalten Sie Ihre völlig eigene Erfassungsmaske mit allen wichtigen Daten, die selbstverständlich auch umfassend ausgewertet werden können.

 

„Mein tellme“

Persönliche Masken, Übersichten und Auswertungen, bei denen die Datengrundlage auf Teilbereiche variabel reduziert werden kann (z.B. bei dezentralem Beschwerdemanagement).
Die Funktion „Mein tellme“ ermöglicht es, dass Benutzer nur nach bestimmten Kriterien gefilterte Daten einsehen und bearbeiten dürfen, z.B. nur Meldungen,
- die der Benutzer selber eingegeben hat,
- für deren Bearbeitung der Benutzer zuständig ist,
- der eigenen Organisationseinheit (z.B. Fachbereich, Amt, Abteilung …)
Jeder Benutzer hat dabei seine eigene „Mein tellme“ - Maske, in der die jeweiligen Daten bereitgestellt werden.

 

Umfangreiche Such- und komfortable Filterfunktionen für sämtliche Kunden- und Meldungsdaten

Ein ganz besonders wichtiger Aspekt ist es, alle eingegebenen Daten einfach, schnell und komfortabel verwalten zu können. Hierzu gehören z.B. umfangreiche Such- und Filterfunktionen. Über die eingebaute Ampelfunktion ist zudem für jeden Fall ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstatus sich der Fall derzeit befindet.

 

Umfassende Termin- und Wiedervorlageverwaltung

 

Online- und Mobilerfassung

Meldungen über ein Internet-Formular oder aus einer Smartphone-Mängelmelder-App können automatisch in tellme importiert werden

 

Umfassende Auswertungsmöglichkeiten in Berichts- und Grafik-Form

tellme bietet eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Bei allen Auswertungen kann
- der Auswertungszeitraum definiert werden (also z.B. Auswertung aller vorhandenen Meldungen oder nur die Meldungen aus einem bestimmten Zeitraum) und
- die Datengrundlage eingeschränkt werden (z.B. nur die Meldungen aus einer bestimmten Abteilung).
Auswertungen können für sämtliche Eingabefelder der Meldungen erfolgen, also auch für die max. 25 selber definierten Felder. Alle Auswertungen sind standardisiert, d.h., die Darstellung ist jeweils identisch und somit leicht nachvollziehbar. In allen Auswertungen können die Ergebnisse immer weiter vertieft und detaillierter angezeigt werden („abtauchen“).  Alle Auswertungen können zudem auch grafisch angezeigt werden. Zudem ist in allen Auswertungen auch die Ampelfunktion integriert.

 

Sonderauswertungen

Beliebige Verknüpfung von Auswertungen

 

Auswertung von Bearbeitungszeiten

 

Warnmeldungen

Automatische Anzeige von offenen Meldungen (auf Wunsch schon beim tellme-Programmstart)

 

Variable Layouts für den Meldungsausdruck

 

Sammel- und Untermeldungen

Es können Sammelmeldungen mit beliebig vielen Untermeldungen erstellt werden.

 

Serienbrief-Funktion

Mit Hilfe dieser Funktion können die Daten einer Meldung incl. der Daten des Kunden in einen Vordruck übertragen werden. So kann z.B. automatisch ein Word-Schriftstück erstellt werden, welches dem Kunden die Erledigung des Anliegens mitteilt. Die Vordrucke (z.B. Empfangsbestätigung oder Anforderung einer Stellungnahme) können dabei von Ihnen selber flexibel erstellt und eingerichtet werden, so dass der Brief dann auch auf Ihrem Briefbogen gedruckt wird.

 

Mehrfachfunktionen

Eine Aktion für beliebig viele Meldungen starten.

In den Übersichten steht Ihnen zur Arbeitserleichterung auch eine "Mehrfach-Funktion" zur Verfügung. Damit können z.B. gleichlautende Einträge in beliebig vieln Digitalen Akten vorgenommen oder bei mehreren Meldungen gleichzeitig ein Erledigungsdatum gesetzt werden. Ein Aufrufen der einzelnen Meldungen ist dann nicht notwendig.

 

Einseitiger Managementbericht mit allen wichtigen Fakten

 

Verknüpfung sämtlicher Masken, Übersichten und Auswertungen

So kann in allen Daten per Doppelklick in weitere Details „abgetaucht“ werden.

 

Datenexport aller Daten in verschiedene Formate/Systeme

 

tellme-Smartphone-App für iPhone und Android

mit der die Kunden ihre Beschwerdemeldungen übermitteln können.
- Standard-App „tellme Mängel“ (kostenlos)
- Anwender-App (eigene Mängelmelder-App im eigenen Design)

 

Online-Status (Zusatzmodul)

Daten/Meldungen aus tellme können mit dem Zusatz eines aktuellen Bearbeitungsstandes online im eigenen Internet angezeigt werden. So besteht für die Kunden die Möglichkeit, sich online einen Überblick über alle Meldungen bzw. über den aktuellen Stand ihrer eigenen Meldungen zu verschaffen

 

 

 

O-Töne der Zufriedenheit

Kundenstimmen

"Die Software tellme unterstützt uns bei Erfassung, Steuerung und Auswertung von Kundenwünschen/Fehlermeldungen, um so eine optimale Kundenzufriedenheit zu erreichen. "

Karlheinz Baumann, ABI-Sicherheitssysteme GmbH

"Im Öffentlichen Nahverkehr ist die schnelle, lückenlose Beschwerdebearbeitung und auch das Feedback an das Fahrpersonal ein wesentliches Qualitätsmarkmal. tellme bietet die optimale Plattform. "

Wolfgang Janz, Stadtverkehr Detmold (SVD) GmbH

"Mit der Software tellme können wir unser gesamtes Ideen- und Beschwerdemanagement optimal erledigen."

Susanne Altenau, Stadt Georgsmarienhütte

"Mit der Software tellme können wir die Ideen und Beschwerden unserer Kunden übersichtlich und effektiv bearbeiten. Durch das Angebot der App „Dit un Dat“ werden wir als moderne, kundenorientierte Verwaltung wahrgenommen"

Heike Dirksen, Stadt Emden

"Seit über 10 Jahren setzen wir tellme erfolgreich für unser Beschwerdemanagement ein. Nicht zuletzt mit dem Online-Formular und der neuen Smartphone-App „Bürgertelefon Stadt Oberursel“ bietet tellme echten Komfort und Zeitgewinn für Bürger und Verwaltung. Nicht zu vergessen der zusätzliche Service, den Status einzelner Meldungen auch online in einer Karte auf unserer Homepage zu sehen. "

Kristin Vlk, Stadt Oberursel (Taunus)

"Der gut strukturierte Programmaufbau und die Bearbeitungsmasken ermöglichen uns in effektiver, übersichtlicher Form die reine online-Bearbeitung. Auswertung und Statistiken sind ein Leichtes und jederzeit abrufbar."

Gabriele Hartinger-Irek, Stadtverwaltung Seelze