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Datenschutzerklärung tellme-Apps

Datenschutzerklärung App "tellme Mängel"


Verantwortliche Stelle für die App im Sinne des Datenschutzrechts ist:

olbisoft GmbH
Suttfeld 59
49124 Georgsmarienhütte
Telefon: 05401/4603-67
Telefax: 05401/4603-68
E-Mail: info@olbisoft.de
Internet: www.olbisoft.de
Geschäftsführer: Olaf Bick
Amtsgericht Osnabrück, HRB 201589

Funktionsweise der App

Mit dieser App besteht die Möglichkeit, Ideen, Anregungen und Beschwerden jederzeit und mobil an Unternehmen und Kommunalverwaltungen zu senden, die den tellme-Mängelmelder unterstützen bzw. anbieten. Die Nachricht kann z.b. durch Fotos und die aktuellen GPS-Positionsdaten ergänzt werden. Nach Eingang der Nachricht beim Empfänger (Unternehmen und Kommunalverwaltungen) erhalten Sie auf Wunsch weitere Informationen von der jeweiligen Beschwerdestelle.
Voraussetzung dafür, dass einem Unternehmen oder einer Kommunalverwaltungen eine Meldung über diese App gesendet werden kann ist, dass sich das jeweilige Unternehmen bzw. die Kommunalverwaltung für diesen Service hat freischalten lassen. Somit stehen in der App ausschließlich die Empfänger zur Verfügung, die eine entsprechende Freischaltung bei der olbisoft GmbH angemeldet haben.

Datenerhebung beim Herunterladen und Installieren der App

Um unsere App aus einem App-Store (zum Beispiel Google Play, Apple App Store) herunterladen und installieren zu können, müssen Sie sich zunächst bei dem Anbieter des jeweiligen App-Stores für ein Nutzerkonto registrieren und mit diesem einen entsprechenden Nutzungsvertrag abschließen. Hierauf haben wir keinen Einfluss, insbesondere sind wir nicht Partei eines solchen Nutzungsvertrags. Beim Herunterladen und Installieren der App werden die dafür notwendigen Informationen an den jeweiligen App-Store übertragen, insbesondere Ihr Nutzername, Ihre E-Mail-Adresse und die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich. Wir verarbeiten diese bereitgestellten Daten nur, soweit dies für das Herunterladen und die Installation der App auf Ihrem mobilen Endgerät (zum Beispiel Smartphone, Tablet) notwendig ist. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung der Online-Angebote gemäß Artikel 6 Absatz 1 littera f. DSGVO. Darüber hinaus werden diese Daten nicht weiter gespeichert.

Allgemeine Log-Dateien bei der Verwendung der App

Bei jeder Verwendung der App werden Daten verarbeitet, die zur Bereitstellung des Angebotes erforderlich sind. Dies sind:
- Ihre Gerätekennzeichnung (zum Beispiel „Apple iPhone 8“)
- Betriebssystem und Version
- App- und API-Version
- Eingestellte Systemsprache

Diese Daten dienen dem Zweck der Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 littera f DSGVO (EG 49). Nach dem Ende des Nutzungsvorgangs werden diese Informationen auf dem Gerät verworfen. Eine weitere Analyse oder Speicherung von technischen Daten erfolgt nicht. Wir erheben und speichern zudem keinerlei Analyse-Daten zum Nutzungsverhalten. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer stabilen und sicheren Zurverfügungstellung der Online-Angebote gemäß Artikel 6 Absatz 1 littera f DSGVO.

Eingabe von personenbezogenen Daten in der App

Mit dieser App wird den Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit gegeben, eine Mängelmeldung unter Angabe personenbezogener Daten zu senden. Die Empänger verarbeiten die Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, siehe Art. 4 EU-DSGVO. Damit Sie eine Mängelmeldung erfolgreich abschicken können, sind folgende personenbezogene Angaben zwingend erforderlich:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail Adresse
- Mängelmitteilung in Textform

Folgende Angaben sind freiwillig:
- Adresse mit Hausnummer
- PLZ/Ort
- Telefonnummer
- Fotos
- Position der Schadensstelle in Form von GPS-Daten
- Zusätzliche Standortbeschreibung in Textform

Um die Meldung absenden zu können, muss in der App die Option "Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert" aktiviert werden. Erfolgt diese Bestätigung nicht, ist das Absenden nicht möglich.

Der App-Nutzer hat zudem die Möglichkeit anzugeben, dass er eine Kopie der Mängelmeldung an seine angegebene E-Mail-Adresse erhalten möchte.

Nutzungsdaten

Mit Starten der App werden von unserem Webserver Inhalte über das Internet geladen. Dieses ist z.B. erforderlich, um die freigeschalteten Unternehmen und Kommunalverwaltungen als mögliche Empfänger der Meldungen abzurufen und in der App anzuzeigen.
Gleiches gilt für den Aufruf des Impressum und der Datenschutzerklärung aus der App; diese Daten sind ebenfalls auf unserem Webserver gespeichert und werden über das Internet abgerufen.
Die Datenverarbeitung ist an dieser Stelle vergleichbar mit dem Aufruf einer Internetseite. Wenn die App Inhalte von unserem Webserver abruft, werden auf unserem Webserver temporär Nutzungsdaten in sog. Server-Log-Files zu statistischen Zwecken als Protokoll gespeichert, um die Qualität unserer App zu verbessern. Dieser Datensatz besteht aus
- dem Namen der abgerufenen Datei,
- dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage,
- der übertragenen Datenmenge,
- dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden),
- der Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
- der IP-Adresse des anfragenden Mobilgeräts.

Wir verwenden diese Informationen, um den Abruf der Inhalte zu ermöglichen, zur Kontrolle und Administration unserer Systeme sowie zur Verbesserung unserer App.
Die gespeicherten Daten werden anonymisiert gespeichert. Die Erstellung von personenbezogenen Nutzerprofilen ist damit ausgeschlossen. Daten über Personen oder ihr Individualverhalten werden hierbei nicht gesammelt.

Datenerfassung/Datenverarbeitung

Auswahl der Empfänger-Firma bzw. Empfänger-Kommunalverwaltung:
Beim Aufruf der App werden Ihnen die möglichen Unternehmen und Kommunalverwaltungen als mögliche Empfänger der Mängelmeldung angezeigt. Diese Auswahl eines Empfängers nutzen wir ausschließlich, um die Meldung an die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers senden zu können. Die zum Empfänger hinterlegte E-Mailadresse wird von unserem Webserver abgerufen und als Mailadresse eingesetzt. Wie werden Ihre Daten erfasst und verarbeitet?
Ihre Daten werden dadurch erfasst, dass Sie die Daten in die App eingeben und die Meldung abschicken. Die Daten der Meldung werden über einen Mailserver für den Mailversand aufbereitet und anschließend per E-Mail an die ausgewählte Firma bzw. Kommunalverwaltung weitergeleitet. Sofern es für die weitere Bearbeitung des Anliegens notwendig ist, können die Meldungen evtl. auch zweckgebunden z.B. an kommunale Eigenbetriebe oder städtische Beteiligungen weitergeleitet werden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hinweis: Bei der Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit jedoch nicht gewährleistet werden. Für vertrauliche Informationen wird eine alternative Übermittlung empfohlen.

Anzeige von Remote-Daten?
Bei Aufruf der Funktionen 'Impressum', 'Über tellme Mängel' und 'Datenschutzerklärung' aus der App werden diese Daten von einem Server geladen und in einem Webbrowser in der App angezeigt.

Wofür werden Ihre Daten genutzt?
Ihre Daten werden erhoben, damit Ihr Anliegen schnellstmöglich bearbeitet werden kann. Dazu ist möglicherweise zur Aufklärung der Mängel oder ggfs. Rückfragen auch eine Kontaktaufnahme mit Ihnen wichtig. Daher werden Ihre persönlichen Kontaktdaten obligatorisch erfasst. Ob Sie eine Antwort/Rückmeldung zur Meldung erhalten möchten, kann in der Meldung angegeben werden. Die Daten werden weder zu kommerziellen Zwecken noch analytischen Zwecken verarbeitet und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Wann werden Ihre Daten gelöscht?
Die Firma olbisoft GmbH speichert Ihre Meldung auf dem Mailserver für den reibungslosen Meldungsversand. Zu Logging-Zwecken werden die Daten für einen Zeitraum von maximal 7 Tagen aufgehoben und danach unwiderruflich gelöscht. Übermittelte Fotos werden noch vor dem Versand an die zuständigen Empfänger von potentiellen Metadaten (Aufnahmeort und -Zeit) bereinigt. Die jeweilige Empfänger-Firma oder Kommune löscht im Rahmen ihrer eigenen Zuständigkeit Ihre personenbezogenen Daten, nachdem die Angelegenheit/Beschwerde erledigt ist. Für eine vorzeitige Löschung der Daten stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu.

Ihre Rechte als Nutzer/Betroffener

Sie haben gegenüber der Verantwortlichen grundsätzlich die nachfolgend aufgelisteten Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Von diesen Rechten können gesetzliche Ausnahmen bestehen.

Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung.

Recht auf Berichtigung (Artikel 20 DSGVO)
Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)
Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, die ihn angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie gegebenenfalls an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen.

Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO)
Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen rechtfertigt ist.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 littera a Datenschutz-Grundverordnung) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.

Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
Sie haben die Möglichkeit, sich an die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu wenden (Husarenstraße 30, 53117 Bonn), sofern Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht der EU-Datenschutzgrundverordnung entspricht

Angeforderte Berechtigungen / Zugriffsrechte der App

Für einige Funktionen muss die App auf bestimmte Dienste und Daten Ihres mobilen Geräts zugreifen können. Je nachdem, welches mobile Betriebssystem Sie verwenden, erfordert dies teilweise Ihre ausdrückliche Zugriffsfreigabe.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen für die beiden Betriebssystem iOS oder Android, welche Berechtigungen die App gegebenenfalls abfragt und für welche Art von Funktionen diese Berechtigungen erforderlich sind.

Eingabe von personenbezogenen Daten der Mängelmeldung
Die Übermittlung der vom Nutzer eingegebenen personenbezogenen Daten erfolgt, damit der Empfänger der Meldung mit dem Nutzer/Kunden Kontakt aufnehmen kann.

Kamera/Galerie des Smartphones
Zusätzlich ist ein Zugriff auf die Kamera erforderlich, da der App-Nutzer der Mängelmeldung bis zu drei Fotos beifügen kann. Diese Fotos können entweder aus den in der jeweiligen Galerie des Smartphones vorhandenen Fotos ausgewählt oder aber direkt mit der Kamera neu aufgenommen werden. Die Fotos werden beim Senden als Anlage zur erstellten und übermittelten E-Mail beigefügt.

Standort
Wenn Sie die Frage „Darf die App auf Ihren Standort zugreifen, wenn Sie die App benutzen?“ mit „Erlauben“ beantworten, erlauben Sie der App den Zugriff auf die Ortungsdienste Ihres mobilen Geräts. Die Ortungsdienste Ihres Geräts verwenden Informationen aus den Mobilfunk-, WLAN-, GPS-Netzen und/oder iBeacons, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen. Die Berechtigung für den Zugriff auf die Ortungsdienste Ihres Geräts ist erforderlich, damit der App-Nutzer der Mängelmeldung den jeweiligen Schadensort des Mangels in Form von GPS-Koordinaten beifügen kann. Die aktuelle Schadensposition kann dabei mit Hilfe einer Karte in der App ausgewählt und gespeichert werden. Hierdurch erhält der Empfänger den konkreten Schadensort mitgeteilt und kann für eine Beseitigung des Schadens an der richtigen Stelle sorgen, ohne dass der App-Nutzer die Schadensstelle gesondert und detailliert beschreiben muss.
Wenn Sie den Zugriff auf den Standort nicht zulassen, steht diese Funktion in der App nicht zur Verfügung und Sie können den Schadensort lediglich per allgemeiner Eingabe in ein Textfeld mitteilen.

Internetverbindung
Für die Nutzung der App, die Anzeige von 'Impressum', 'Über tellme Mängel' und 'Datenschutzerklärung' sowie die Übermittlung der Mängelmeldung per E-Mail ist eine dauerhafte Internetverbindung erforderlich. Ansonsten kann die App nicht korrekt genutzt werden, da z.B. das Impressum und die Datenschutzerklärung nicht angezeigt, Empfänger/Kategorien nicht vom Server abgerufen und Meldungen nicht gesendet werden können.

Speicherung der übermittelten Meldungen in einer Chronik in der App
Die vom App-Nutzer eingegebenen Daten werden mit dem Senden in einer Chronik in der App des Nutzers gespeichert, damit der Nutzer die von ihm gesendeten Mängelmeldungen nachvollziehen kann. Die Daten in der Chronik der App können jederzeit vom Nutzer gelöscht werden. Diese Date nwerden direkt auf dem Smartphone gespeichert und können von außen nicht ausgelesen oder abgerufen werden.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die olbisoft GmbH behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften zu ändern.


O-Töne der Zufriedenheit

Kundenstimmen

"Die Software tellme unterstützt uns bei Erfassung, Steuerung und Auswertung von Kundenwünschen/Fehlermeldungen, um so eine optimale Kundenzufriedenheit zu erreichen. "

Karlheinz Baumann, ABI-Sicherheitssysteme GmbH

"Im Öffentlichen Nahverkehr ist die schnelle, lückenlose Beschwerdebearbeitung und auch das Feedback an das Fahrpersonal ein wesentliches Qualitätsmarkmal. tellme bietet die optimale Plattform. "

Wolfgang Janz, Stadtverkehr Detmold (SVD) GmbH

"Mit der Software tellme können wir unser gesamtes Ideen- und Beschwerdemanagement optimal erledigen."

Susanne Altenau, Stadt Georgsmarienhütte

"Mit der Software tellme können wir die Ideen und Beschwerden unserer Kunden übersichtlich und effektiv bearbeiten. Durch das Angebot der App „Dit un Dat“ werden wir als moderne, kundenorientierte Verwaltung wahrgenommen"

Heike Dirksen, Stadt Emden

"Seit über 10 Jahren setzen wir tellme erfolgreich für unser Beschwerdemanagement ein. Nicht zuletzt mit dem Online-Formular und der neuen Smartphone-App „Bürgertelefon Stadt Oberursel“ bietet tellme echten Komfort und Zeitgewinn für Bürger und Verwaltung. Nicht zu vergessen der zusätzliche Service, den Status einzelner Meldungen auch online in einer Karte auf unserer Homepage zu sehen. "

Kristin Vlk, Stadt Oberursel (Taunus)

"Der gut strukturierte Programmaufbau und die Bearbeitungsmasken ermöglichen uns in effektiver, übersichtlicher Form die reine online-Bearbeitung. Auswertung und Statistiken sind ein Leichtes und jederzeit abrufbar."

Gabriele Hartinger-Irek, Stadtverwaltung Seelze